Groenhuysen is één van de deelnemers aan het REN-project eOverdracht dat begin 2018 ‘live’ gaat. Samen met het Bravis ziekenhuis, Surplus Zorg, tanteLouise en Thuiszorg West-Brabant wordt de informatieoverdracht bij onderlinge overplaatsingen verbeterd. In de eerste fase gebeurt dat vanuit het ziekenhuis naar de VVT-instellingen. Veel handmatig werk zal niet meer nodig zijn, de communicatie wordt betrouwbaarder en cliëntgegevens kunnen dan actueler en vollediger worden geraadpleegd.

Groenhuysen is een VVT-instelling met dienstverlening aan ouderen op het gebied van verpleging, revalidatie, hospice- en thuiszorg. De organisatie telt 2.300 medewerkers en zo’n 1.300 vrijwilligers die zich dagelijks inzetten voor ruim vierduizend cliënten in de regio Roosendaal. Er zijn twintig locaties waar zowel langdurige- als kortdurende zorg wordt geboden, met daarnaast diverse steunpunten en dagvoorzieningen.

Uitrol eOverdracht

Inge Adams is sinds 2011 één van de relatiebeheerders bij Groenhuysen. Ze begeleidt klanten vanaf de eerste zorgvraag tot aan opname en eventueel daarna nog bij behoefte aan andere soorten zorg. Ze heeft een commercieel-economische achtergrond, deed eerder het project Elektronisch Cliënten Dossier (ECD) binnen Groenhuysen en richt zich nu vooral op de uitrol van eOverdracht samen met REN en de projectpartners. Spannend? “Best wel, maar sinds we ongeveer drie jaar geleden met een verkenning zijn gestart, is het project stapsgewijs intensief voorbereid. Ik heb er vertrouwen in dat de eerste fase soepel zal verlopen”, zegt Adams.

De noodzaak van een eOverdracht systeem was eigenlijk tweeledig. De aanleiding was de opdracht van de Inspectie voor de Gezondheidszorg om regionaal een veilige overdracht van cliënten te realiseren. Daarnaast wilde het Bravis ziekenhuis de aanvragen beter reguleren via één systeem. Kortom, zorgkwaliteit verbeteren én voldoen aan de eisen die de IGZ stelt aan informatieoverdracht bij transferprocessen. Adams: “Bravis is een belangrijke samenwerkingspartner voor ons vanwege de vele aanvragen voor revalidatie. In de startfase gaat het om de aanvragen van Bravis naar onze organisatie en de andere VVT-instellingen. Later volgt de informatie-uitwisseling van de VVT-instellingen naar Bravis.”

De aanvragen vanuit het transferpunt van Bravis die via het nieuwe systeem gaan lopen, zijn de aanmeldingen van cliënten voor onder meer thuiszorg en revalidatie. De voorkeur van de cliënt voor een bepaalde instelling is leidend. Behalve NAW-gegevens wordt casuïstiek van de patiënten in het eOverdracht systeem opgenomen, ook om te beoordelen welk type zorgplaats er nodig is.

Managementinformatie

Binnen Groenhuysen zijn acht medewerkers betrokken bij het eOverdracht project. Adams verwacht dat processen en werkafspraken straks soepeler functioneren. “Bovendien, en dat is heel belangrijk voor ons, komt er meer en betere managementinformatie beschikbaar. Daardoor kunnen we de gewenste analyses maken en beter sturen op processen. Het is een andere manier van communiceren, maar wel inzichtelijker.” Groenhuysen verwacht tijdwinst te bereiken in de tweede fase, als de verpleegkundigenoverdracht vanuit het ziekenhuis naar de VVT-instellingen ‘live’ gaat.

Intern heeft Groenhuysen alle betrokkenen intensief en regelmatig op de hoogte gehouden van de vorderingen met eOverdracht. “Een demonstratie van de applicatie aan mijn collega’s werd positief ontvangen. Iedereen is er van overtuigd dat het een eenvoudige en gebruiksvriendelijke oplossing is en dat is een prettig vooruitzicht.”