Veilig, efficiënt en minder kans op fouten

Op maandag 4 juni 2018 is na een intensieve voorbereiding ‘eOverdracht’ in gebruik genomen. Deze ‘elektronische overdracht’ is een belangrijke stap in het efficiënter maken van de overdracht van ziekenhuis naar verpleeg- en verzorgingshuis en thuiszorginstelling (VVT). Tot op heden verliep die overdracht – honderden patiënten per maand – vooral telefonisch en per e-mail. Het Bravis ziekenhuis samen met de VVT-instellingen Stichting Groenhuysen, Stichting Surplus Zorg, Stichting tanteLouise en Stichting Thuiszorg West-Brabant zijn één van de eerste instellingen in Nederland die dit proces op deze manier weet te digitaliseren.

eOverdracht

Wanneer een patiënt in het ziekenhuis medisch gezien is uitbehandeld, maar nog verdere revalidatiezorg nodig heeft, wordt thuiszorg ingeschakeld of volgt opname in een verpleeg- of verzorgingshuis. Om deze zorg te regelen was de transferverpleegkundige van het ziekenhuis vaak veel tijd kwijt met bellen en mailen naar andere instellingen. Met de ingebruikname van eOverdracht gaat het traject van aanvraag en toewijzing van nazorg veel sneller en efficiënter.

De transferverpleegkundige van het Bravis ziekenhuis inventariseert samen met de patiënt en diens familie, welke zorg de patiënt na ontslag uit het ziekenhuis nodig heeft. Op basis daarvan wordt gekeken wie deze nazorg kan aanbieden en welke instelling de voorkeur van de patiënt heeft. In plaats van te bellen, gaat de transferverpleegkundige nu naar het portaal van eOverdracht en schiet daar de aanvraag in. De VVT-instelling ziet de aanvraag verschijnen en neemt deze vervolgens in behandeling. Pas na acceptatie komt de benodigde patiënteninformatie over, die direct in het patiëntendossier van de VVT-instelling wordt opgenomen. Bij afwijzing kunnen de andere VVT-instellingen gaan reageren op dezelfde aanvraag.

Voordelen

Deze elektronische overdracht heeft veel voordelen. Het bespaart veel tijd omdat er niet meer gebeld hoeft te worden en ook het nasturen van patiënteninformatie is nu geautomatiseerd. Daarnaast kan tegelijk een aanvraag bij meerdere instellingen uitgezet worden en is per aanvraag de status ervan in te zien, zoals ‘in behandeling’, ‘geaccepteerd’ of ‘afgewezen’. Voorheen zou daar een telefoontje of e-mail voor nodig zijn geweest. Een derde voordeel is het niet meer hoeven overtypen van patiënteninformatie, door de ICT-koppelingen. Tot slot is het nog een voordeel dat patiënteninformatie niet meer in het systeem van de VVT-instelling komt, totdat de aanvraag definitief is goedgekeurd. Tot die tijd is namelijk de informatie alleen in het portaal inzichtelijk. Dit zorgvuldig omgaan met patiënteninformatie is geheel in lijn met de AVG, die op 25 mei is ingegaan.

Complex

Technisch is het een complex verhaal. REN, de stichting die onderlinge uitwisselingen tussen zorginstellingen in de regio faciliteert, heeft na een selectie- en implementatietraject de eOverdracht functionaliteit van Forcare in gebruik genomen. Hierbij wordt gebruik gemaakt van internationale standaarden zoals XDS en XDW om gegevens uit te wisselen. Het bijzondere aan het gebruik van de functionaliteit is dat er informatie verstuurd wordt vanuit het ziekenhuis EPD (HiX van Chipsoft) via Forcare rechtstreeks naar de ECD’s van de aangesloten VVT-instellingen (Ons van Nedap en mijnCaress van PinkRoccade).

Samenwerking

Het Bravis ziekenhuis en de vier grootste VVT-instellingen in de regio West-Brabant zijn ruim jaar geleden een project gestart met als doel digitalisering van het aanvraag- en toewijzingstraject. De uiteindelijke oplossing vereiste diverse ICT-koppelingen tussen vier grote ICT-leveranciers, veel testen en nieuwe werkafspraken tussen het Bravis ziekenhuis en de vier VVT-instellingen. Met succes. Inmiddels zijn tientallen patiënten via dit ‘eOverdracht’-portaal aan nazorg geholpen. Ook worden al vervolgontwikkelingen uitgewerkt, zoals single-sign-on, het meesturen van de verpleegkundige rapportage uit HiX, een managementinformatietool en het aansluiten van meer zorginstellingen binnen de regio.