Het Regionaal Elektronisch Netwerk West-Brabant is op zoek naar een:

Office coördinator

(full-time, 36 uur, 5 dagen per week per heden)

 

De Stichting Regionaal Elektronisch Netwerk West-Brabant (REN) is een samenwerkingsverband van zorgaanbieders. Doel is het verbeteren van de continuïteit van zorg door betere (elektronische) informatie-uitwisseling (zie www.renwbr.nl). REN-Deelnemers zijn nagenoeg alle zorgaanbieders uit de regio, van ziekenhuizen via huisartsen, verpleeghuizen en thuiszorg tot fysiotherapeuten en diëtisten, bij elkaar meer dan 850 organisaties. REN treedt op als platform voor prioriteitstelling, als projectmanager, als ondersteunend dienstverlener en als gezamenlijk inkoper van (IT-)diensten.

Het bureau van REN bestaat momenteel uit 7 (grotendeels parttime) ervaren collega’s die gewend zijn om zelfstandig te werken. Regio’s spelen een steeds belangrijker rol in de aanpak van de uitdagingen in de zorg en hierdoor neemt het takenpakket en het netwerk van REN toe.

 

Functieomschrijving

  • Je stemt de verdeling en de planning van de uitvoerende werkzaamheden binnen het REN met het REN-team af;
  • Je overziet werkprocessen en kan de toepassing van relevante systemen, zoals een CRM-systeem en een project-systeem, gemakkelijk implementeren;
  • Je geeft in deze functie secretariële en administratieve ondersteuning aan de stichting en de coördinator van het REN;
  • Je bewaakt alle secretariële, logistieke, administratieve en organisatorische aspecten;
  • Je bewaakt de voortgang van de uitvoeringstermijnen van besluiten en acties en je handelt deze waar nodig zelf af;
  • Je bent proactief en in staat om zelfstandig oplossingen te vinden in (snel) veranderende omstandigheden, zoals complexe agendavoering;
  • Je organiseert indien nodig ook in- en externe vergaderingen en bijeenkomsten;
  • Je checkt dat agenda’s op tijd worden opgesteld en de vergaderstukken verspreid;
  • Je monitort de afhandeling van de inkomende en uitgaande post en het beheer van het archief.

 

Wij zoeken

Een office coördinator met een dienstverlenende, doelgerichte, flexibele en kwaliteitsgerichte instelling. Uiteraard werk je nauwkeurig, accuraat en integer. Tevens heb je goede contactuele eigenschappen, ben je in staat met gevoel voor verhoudingen en op verschillende niveaus te communiceren. Vanwege je positie binnen de organisatie is het belangrijk dat je sensitief bent en van nature de balans weet te vinden tussen spontaniteit en vertrouwelijkheid. Je kunt goed organiseren, bent proactief en hebt een representatief voorkomen. Vele contacten buiten de organisatie maken een essentieel onderdeel van het werk uit. Je bent in voorkomende gevallen bereid om buiten kantoortijden te werken.

 

Functie-eisen

  • HBO werk- en denkniveau en opleiding op administratief gebied;
  • Ervaring in een soortgelijke functie;
  • Affiniteit en/of ervaring met de 1e lijns gezondheidszorg (kennis van het netwerk waarin REN West-Brabant zich beweegt is een pré);
  • Ruime kennis van en ervaring met secretariële en management ondersteunende taken;
  • Bedreven in het werken met MS Office (Word, Excel, PowerPoint en Outlook), uitgebreide kennis en ervaring met Excel is een must. Ervaring met SuperOffice en/of Asana is een pré;
  • Goede communicatieve en sociale vaardigheden en in staat zijn op diverse niveaus te communiceren;
  • Goede beheersing van de Nederlandse taal en een goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid;
  • In het bezit van rijbewijs en auto.

 

Wij bieden

Voor de uitvoering van deze werkzaamheden is het REN op zoek naar een office coördinator voor 1,0 FTE (36 uur per week). De aanstelling bij het REN vindt in eerste instantie plaats tot 31 december 2019, in FWG 50 (REN volgt de cao Ziekenhuizen). Inschaling is afhankelijk van opleiding en ervaring. De office coördinator rapporteert aan de coördinator van het REN en werkt samen met het REN-team. Bij voortzetting van de genoemde werkzaamheden en gebleken geschiktheid wordt de aanstelling per 1 januari 2020 verlengd.

 

De werkzaamheden kunnen flexibel over werkdagen verdeeld worden uitgevoerd. De office coördinator krijgt een werkplek bij REN in Etten-Leur.

 

Meer informatie of direct solliciteren?

Reacties kunnen vóór 18 februari 2019 worden gezonden aan het REN: ren@renwbr.nl Nadere inlichtingen kunnen worden verkregen via de heer E. Huisman, coördinator van het REN, bereikbaar op 076-2030090.

De selectiegesprekken zullen worden gevoerd op 5 maart (1e gesprek) en op 12 maart (2e gesprek); start werkzaamheden z.s.m.

 

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Gepubliceerd op 6 februari 2019